Office 365, Office 2016 och Office Online, Office 365 pro plus – vad är skillnaden?

Kommer mina mallar fungera i Office 365 om de fungerar i Office 2016?

Det är en fråga som vi får rätt ofta. Men hur är det då, ja det beror på… Vissa säger att Office 365 och Office 2016 är samma sak men riktigt så enkelt är det inte. Har man också hört talas om Office Online och blandar in det i ekvationen så blir det ännu lite krångligare. Här kommer en kortfattad begreppsförklaring:

  • Office Online är en väldigt nerbantad version av Word, Excel, PowerPoint och OneNote. Onlineversionerna kan köras i webbläsaren på vilken dator som helst oavsett om den har Office installerad eller inte. Tanken är att du skall sitta på det där välbesökta internetcaféet i Tokyo, och ända kunna öppna och läsa samt hjälpligt redigera t.ex. ett worddokument någon skickar till dig. I dagsläget anser inte jag att Onlineversionerna är tillräckliga för att kunna jobba med dokumenten, men det händer mycket och hela tiden kommer nya uppdateringar.
  • Office 2016 är den senaste versionen av skrivbordsprogrammen Word, Excel, PowerPoint, Outlook och OneNote som du kan installera på din dator. Du köper en licens och sen får du säkerhetsuppdateringar men inga funktionsuppdateringar.
  • Office 365 är ett samlingsnamn på olika prenumerationstjänster ”i molnet”. Det finns flera olika prenumerationsmodeller och beroende på vilken du väljer ingår olika saker. I den enklaste ingår mail, onlinemöten och Office Online. Era mallar kommer INTE fungera i Office Online (än). Därför bör ni välja en prenumerationsmodell där skrivbordsversionen av Office ingår, dvs en installerbar Office som du kan hämta ner till din dator från nätet. Eftersom den senaste Officeversionen är Office 2016 så är det i dagsläget den du får.
  • Office 365 ProPlus är vad Office kallas när du har det via O365-prenumerationen och motsvarar Office 2016 – dvs är installerbart Officepaket som har funktionsuppdateringar och är s.k. evergreen (om man tillåter det) dvs den uppdateras alltid till senaste versionen av Office. Tanken är att när nya funktioner utvecklas för Officeprogrammen kommer Office 365-prenumeranterna få de uppdateringarna kontinuerligt så om ett år eller så är de versionerna kanske lite annorlunda än Office 2016. Det ingår också lite mer än om du bara köper Office 2016 separat, tex får du pc-version av Access och Publisher. Du får också lov att installera Office på upp till fem enheter/licens och du får en massa program i molnet, lagringsutrymme i molnet mm.

Så det korta svaret är Ja, om era mallar fungerar i Office 2016 så kommer de att fungera även med en Office 365-prenumeration som innehåller installerbar Office. I alla fall i nuläget eftersom det just nu är samma version av skrivbordsprogrammen.

Tillgänglighetsmärk eller ”tagga” uppgifter i sidhuvud och sidfot med Acrobat Pro

Vi jobbar mycket med att mallar skall vara tillgänglighetsanpassade (kommer ett längre inlägg om det senare). Dock är det så att information som läggs i sidhuvud och sidfot inte automatiskt läses upp av skärmläsningsverktyg. För att säkerställa att informationen i sidhuvud och sidfot kan läsas av skärmläsningsprogram kan man med hjälp av Acrobat Pro märka sidhuvud och sidfot på första sidan så att de läses upp. Du vill dock inte märka alla sidhuvud och sidfötter för uppläsning då det blir onödig upprepning för den som behöver lyssna på dokumentet.

När du sparar ditt worddokument som pdf måste du se till att rutan aktivera tillgänglighet och omformning med taggad Adobe PDF är i bockad.
Om ditt worddokument är korrekt gjort från början kommer rubriker, löptext, bilder och tabeller taggas och läsas upp korrekt av ett inläsningsprogram. Tyvärr taggas information i sidhuvud och sidfot automatiskt. Men du gör så här:

Klicka i rutan för taggning

  1. Öppna sen ditt dokument i Acrobat Pro
  2. Gå till Verktyg och sök efter tillgänglighettillganglighetsverktyg-i-acrobat
  3. Klicka på Tillgänglighetsikonen för att få upp åtgärdsfönstret för Tillgänglighet
    Åtgärdsfönstret för tillgänglighet
  4. Klicka på läsordning, du får nu fram dialogrutan Slutredigeringsverktyg för läsordning och din markör blir ett litet hårkors.
  5. Drag med musen en markering över texten i sidhuvudet som du vill tagga. Klicka på typ av innehåll, i detta fall väljer vi text.tagga-text-i-sidhuvudet
  6. När du taggad upp den text i sidhuvud och sidfot som du vill skall läsas klickar du nu på knappen Visa ordningspanel
    I ordningspanelen kan du med musen dra de olika elementen i den ordning du vill att de skall läsas
    lasordning-i-acrobatfil

 

 

 

Hur ändrar jag författare på kommentarer och spårade ändringar

I Word 2013/2016 gör du det så här (obs, det påverkar bara nya kommentarer/spårade ändringar du lägger in)

  1. Gå till fliken granska och klicka på den lilla, lilla knappen nere i högra hörnet på gruppen Spårning, se bild nedan
    ändra namn hittar du längst ner till höger i gruppen spårning
  2. I dialogrutan, klickar du på ”Ändra användarnamn”
    sparade-andringar-2
  3. Nu är det viktigt att du ser till att den lilla rutan ”Använd alltid dessa värden oberoende av inloggning i Office” är ibockad. Annars kommer den använda ditt inloggade användarnamn oavsett vad du skriver.
    sparade-andringar-3