Words bildnumeringsfunktion ”beskrivning” eller caption

Låt säga att du skriver en lång rapport och vill ha dina bilder, tabeller etc numrerade. Då kan du använda det som i Word kallas för ”beskrivning” eller caption. Denna fungerar bra om man tex bara vill ha löpande numrering.

Du hittar funktionen på fliken ”Referenser”

När du klickar där får du följande dialogruta

I listrutan etikett kan du välja mellan ett antal förinlagda etiketter (ordet som står före numret kallas etikett). För att skapa en egen gör du så här

  1. klicka på knappen Ny etikett
  2. skriv in önskat ord
  3. Klicka på ok
  4. Klicka på knappen Numrering för att ställa in numreringen

Detta fungerar fint men det finns ett par problem med funtkionen

Prolem 1

Egna etiketter sparas i mallen Normal.dotm. Dvs vill du skapa tex en rapportmall med figurnumrering så följer inte denna numrering med mallen. De inställningar du gör blir tillgängliga för alla worddokument vilket kan vara bra men tänk om man vill ha olika typer av numrering i olika dokument?

Vill man skapa sin bildnumrrering med beskrivningsfunktionen och distribuera ut detta till andra så kan man antingen ge dem en ny normal.dotm, eller skapa ett macro. Problemet med att kopiera över folks normal är att de kanske har andra inställningar sparade som de behöver. Många företag har också en standard normal som skall användas och som kanske skriver över din egen normalmall.

Vill man skicka ut ett makro som kan skapa denna numrering så kan det se ut ungefär så här:

Sub AddCaption()
CaptionLabels.Add Name:=”Bild”
With CaptionLabels(”Bild”)
.NumberStyle = wdCaptionNumberStyleArabic
.IncludeChapterNumber = True
.ChapterStyleLevel = 2
.Separator = wdSeparatorPeriod
End With
End Sub

Makrot ovan skapar en etikett som heter Bild och sätter numreringen att följa rubriknumreringen för rubriknivå 2. Vilket osökt leder till nästa Problem

Problem 2

Härom dagen fick jag dock önskemålet att göra så att numreringen följde rubriknumreringen för Rubrik 2. Man ville också ha samma typ av numrering för tabeller men då med ordet tabell istället för bild.

Att åstadkomma detta med beskrivningsfunktionen är inte svårt MEN problemet är att funktionen inte är så smart. Den fungerar bara om man verkligen använt rubrik 2

Dvs resultatet kan bli så här:

Om du tittar noga ser du att den numrerar bilden som 2.1.1, det borde vara 3.1.1 men eftersom den sista rubrik 2 du använde var numrerad som 2.1 så får du problem. Detta skiljer sig från hur den vanliga numreringen fungerar. Titta på rubriknivå 3 som är infogad under bilden. Så förstår den att den bör fortsätta numreringen eftersom det finns en nivå 1 rubrik innan.

 

Detta gör att det inte är så stor ide att använda beskrivningsfunktionen för tillfällen då man behöver lite smartare numrering än bara en enkel löpande numrering. Vill man ha numreringen som i exemplet ovan behöver man använda sig av en listformatmall som kopplar ihop rubriknumrering och bild samt tabellnumreringen. Och hur man gör det är en post för sig 🙂