OneDrive vs OneDrive

OneDrive, vad är det egentligen? Någon annan än jag som känner sig förvirrad eftersom så många saker benämns som OneDrive? Här är ett försök till att reda ut begreppen.

OneDrive

OneDrive

Har du ett Microsoftkonto, tex ett hotmailkonto, får du numera också en personlig lagringsplats i molnet. Som en egen liten Dropbox. Detta gör att du alltid kan ha dina filer tillgängliga oavsett vilken enhet du använder. Du kan synka ner enskilda filer eller mappar så du har dem lokalt på din dator eller bara spara dem i molnet. Du kan också enkelt dela dina OneDrive-filer med andra så att ni kan jobba i samma dokument.

Har du ett microsoftkonto skriver du in adressen www.onedrive.com och loggar in med tex ditt hotmailkonto.

onedrive personal

Du ser då detta. Här kan du lagra filer och mappar. Du kan välja om du vill synkronisera dem till din dator. Då får du en ny platsi din utforskare ”OneDrive – personal”. Det finns också OneDrive-appar som du kan använda på telefoner och plattor. OneDrive integreras i Office så att du direkt från tex Word kan spara ner dokumentet i din OneDrive.

Går du från utforskaren in i mappen OneDrive – Personal så kommer alla filer du lägger där synkas upp till din OneDrive-plats i molnet. Loggar du däremot in på din OneDriva via onedrive.com så kan du lägga saker där som inte synkas ner. För att synkronisera behöver du en OneDrive sync client.

OBS! OneDrive har ingenting med SharePoint att göra, det är viktigt att tänka på när vi sen går in på OneDrive for Business.

OneDrive for Business/ OneDrive för företag

OneDrive for Business (ODFB) är inte samma sak som din personliga OneDrive. ODFB är ett samlingsnamn på flera produkter eller tjänster som du kan få via SharePoint eller Office 365.

ODFB bygger på SharePoint. Det är din nya ”my site” dvs en privat site som alla användare har och där dom har ”my Documents”.

Det är också ett synkroniseringsverktyg för att kunna offlinesynkronisera inte bara det du har i ”my documents” på din mysite utan också för att kunna offlinesynka andra bibliotek som du har tillgång till på företagets SharePoint.

Sammanfattningsvis:

  • Ett samlingsnamn på flera produkter/tjänster
  • Din personliga site på företagets sharepoint (tidigare mySite)
  • Synkroniseringsverktyg för både ditt dokumentbibliotek i din my site och övriga sharepointbibliotek du har tillgång till.

Det blir mer förvirrande när Microsoft själva skriver OneDrive. Om du t.ex. loggar in via office365-portalen så har du valet OneDrive, det är INTE din privata OneDrive utan din ONEDRIVE FOR BUSINESS!

onedrive sp online

Klickar du på OneDrive här så hamnar du i ditt dokumentbibliotek i det som förut var din My site. Om du där väljer att synkronisera så kommer dokumenten i detta bibliotek även sparas lokalt. När du gör detta första gången kommer OneDrive för företag skrivborsdapp att öppnas. Tittar du sen i utforskaren dyker OneDrive (företagsnamn) upp som en enhet med ett litet moln framför.

utforskare onedrive

Du kan också synkronisera vilket annat SharePoint-bibliotek som du har tillgång till men då dyker istället platsen SharePoint upp i din utforskare.

Förutom att du med ODFB kan offlinesynka filer och dela dem med andra även externt (om ni har SharePoint online) så får du också alla fördelar som ett SharePointbibliotek har du kan använda arbetsflöden, versionshantering och skriva samtidigt i samma dokument.

OneDrive Sync client

Tidigare fanns en OneDrive synkklient för din personliga OneDrive och en för ODFB. Nu finns en ny synkroniseringsklient som fungerar för både personal och för företag. Du får välja konto när du synkar någon av dessa för första gången. Men man behöver hålla reda på att det finns en gammal och en ny. I OneDrive for business sync client finns följande begränsningar:

  • Fungerar inte för SharePoint on premise
  • Filstorlek max 10 GB
  • Filnamn får bara ha 128 tecken
  • Sökväg får ha max 250 tecken
  • Du kan synka 5000 objekt i ett bibliotek
  • Kan synkronisera mappar

OneDrive for Business on premise

Funkar OneDrive för företag även för dem som kör on premise? Ja fast det är krångligare. Har du ODFB via Office 365 får varje användare 1TB lagringsutrymme, det kanske man inte vill att de skall få i en on premise-lösning utan där måste man konfigurera det. Du har inte heller extern delning som standard och det kan vara knepigt att få till säkerhetsmässigt. Dessutom så för att krångla till det ännu mer så kan du bara använda den äldre synk-klienten, som har lite fler begränsningar än den nya. En stor begränsning är att man bara kan synkronisera ett helt dokumentbibliotek dvs du kan inte själv välja vilka mappar du vill synkronisera.

Man kan också välja att ha en hybridlösning där man har SharePoint on prem men kör OneDrive i molnet.

Generellt är allt mycket krångligare om man har en on prem-lösning. Man kan också få spännande problem att lösa om man tex kör SharePoint 2010 on prem ihop med Office 2016.

OneDrive for Business utan SharePoint

Ja, det går du kan köpa till ODFB i din Office 365 prenumeration. Då hör ODFB fortfarande ihop med ditt arbetskonto, dvs det försvinner när du slutar din anställning. Men du har där möjlighet att lagra filer i molnet samt samarbeta med kollegor eller exter

 

 

Var är min DIP?

Om du jobbat med dipen, dvs Document Information Panel, för att fylla i metadata i dina wordfiler du sparar i Sharepoint så kommer du (om du inte redan har gjort det) upptäcka att den inte finns. Men misströsta inte, det går att fylla i dina uppgifter ändå. Men du behöver gå till Arkiv/Info

ArkivInfo

Ser du inte egenskapen får du klicka på visa alla egenskaper

Använder du egenskaper av typen Uppslag (lookup fields) får du jobba lite mer för att se de val du kan göra.

Visa information

Bredvid egenskapen får du klicka på Visa information för att få upp denna dialogruta:

Egenskaper för webbfil

Tyvärr måste du här också välja Innehållstyp igen, dvs även om du skapat dokumentet från Innehållstyp A, så får du upp ett val här.

Jag gissar att tanken är att man skall fylla i detta direkt i nya ”Details Panel” , vilken du (om du har en uppdaterad SharePoint) hittar när du klickar på i-knappen uppe i högra hörnet i ditt dokumentbibliotek.

egenskaper i sp

Ett litet problem här är att om man har lookupfields så går det bra att fylla i dem en gång. Men om man vill ändra så får man det här:

egenskaper i sp listval

Men innan jag ger upp skall jag starta om datorn och testa igen…

Om man saknar dippen väldigt mycket kan man ju alltid göra en egen men det är ett annat inlägg.

 

 

 

 

 

Visa värde från contenttype properties i dina dokument

Vi utgår från att du i sharepoint har en conent type (innehållstyp) med anpassade egenskaper/kolumnvärden. Nu vill du att dessa värden skall synas i sidhuvudet på ditt dokument. Gör så här:

  1. Skapa nytt dokument från sharepoint
  2. I word gå till Infoga /snabbdelar/dokumentegenskap
    word
  3. Välj den egenskap du vill infoga och du får en platshållare som är kopplad till just den egenskapen. Ändrar du värdet i dipen kommer värdet i sidhuvudet också ändras.

Med vba kan du komma åt dessa egenskaper så här tex.

kodsnutt